1 —‍ ‍Kdo je správcem osobních údajů?

MindfulSpot_ je společným prostorem dvou samostatně působících psychologů a psychoterapeutů. Každý z nich je samostatným správcem osobních údajů svých klientů a osob, které se na něj obrátí (Mgr. Daniela Zierisová, IČO: 22374906, e-mail: daniela.zierisova@mindfulspot.cz; Mgr. Dominik Jozefík, IČO: 21817987, e-mail: dominik.jozefik@mindfulspot.cz)

Pokud nás kontaktujete prostřednictvím kontaktního formuláře na webových stránkách MindfulSpot_, zvolíte ve formuláři terapeuta, kterého chcete oslovit. Údaje z formuláře jsou předány pouze tomuto terapeutovi, který je jejich správcem a odpovídá za jejich další zpracování. Druhý terapeut k údajům uvedeným v poptávce nemá přístup.

2 —‍ Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme pouze údaje potřebné pro komunikaci s vámi, domluvu a poskytování našich služeb a plnění souvisejících zákonných povinností. Podle konkrétní situace se může jednat zejména o:

• jméno a příjmení,

• e-mailovou adresu,

• telefonní číslo,

• údaje související s domluvou termínů a průběhem spolupráce,

• fakturační a platební údaje,

• obsah zpráv a další informace, které nám sami sdělíte.

Vzhledem k povaze psychologického poradenství a psychoterapeutických konzultací nám můžete sdělit také informace týkající se svého zdravotního či psychického stavu nebo jiné údaje spadající mezi tzv. zvláštní kategorie osobních údajů.

3 —‍ Nezávazná poptávka a první kontakt.

Pokud nás kontaktujete prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailem nebo telefonicky, zpracovává příslušný terapeut údaje, které mu poskytnete, za účelem:

• vyřízení vaší poptávky,

• zodpovězení vašich dotazů,

• posouzení možností spolupráce,

• domluvy případného prvního setkání.

Právním základem zpracování běžných osobních údajů je zejména provedení kroků na vaši žádost před případným uzavřením smluvního vztahu, případně oprávněný zájem na vyřízení komunikace.

Odesláním kontaktního formuláře nevzniká rezervace termínu ani terapeutický vztah. Termín prvního setkání je domlouván následně individuálně podle aktuálních možností příslušného terapeuta. Pro první kontakt není nutné uvádět podrobné informace o vašem zdravotním nebo psychickém stavu. Pokud však takové informace ve zprávě uvedete, mohou představovat zvláštní kategorii osobních údajů. Tyto údaje zpracováváme pouze za podmínek stanovených GDPR, zejména na základě vašeho výslovného souhlasu, je-li tento právní důvod pro dané zpracování použit. Zvláštní kategorie údajů, mezi něž patří mimo jiné údaje o zdravotním stavu, požívají podle GDPR zvýšené ochrany. Úřad pro ochranu osobních údajů. Pokud k navázání spolupráce nedojde, údaje získané v souvislosti s poptávkou uchováváme pouze po dobu potřebnou k jejímu vyřízení, nejdéle zpravidla 6 měsíců od poslední komunikace, není-li další uchování nezbytné z jiného právního důvodu.

4 —‍ Poskytování psychologického poradenství a psychoterapeutických konzultací

Pokud spolu navážeme spolupráci, zpracovává příslušný terapeut osobní údaje v rozsahu potřebném pro poskytování a organizaci služby. Běžné osobní údaje jsou zpracovávány zejména proto, že jsou nezbytné pro poskytování dohodnuté služby a plnění vzájemných ujednání. V průběhu spolupráce mohou být vzhledem k její povaze zpracovávány také údaje týkající se zdravotního nebo psychického stavu a další citlivé informace, které klient sám sdělí. Takové údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu a při splnění některé z podmínek stanovených čl. 9 GDPR, typicky na základě výslovného souhlasu klienta. Souhlas lze kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování, které proběhlo před jeho odvoláním. Pokud jsou určité údaje nezbytné pro bezpečné a smysluplné poskytování služby, může jejich další nezpracovávání znamenat, že nebude možné ve spolupráci pokračovat.

5 — Pracovní poznámky

V souvislosti s odbornou prací si může terapeut vést vlastní pracovní poznámky sloužící k přípravě na setkání a zachování kontinuity spolupráce. Poznámky jsou vedeny pouze v rozsahu potřebném pro odbornou práci, přiměřeně zabezpečeny a pokud možno odděleny od přímých identifikačních údajů klienta. Pokud lze informace v poznámkách spojit s konkrétním klientem, zacházíme s nimi jako s osobními údaji a vztahují se na ně odpovídající pravidla ochrany osobních údajů. Pouze skutečně anonymizované informace, podle nichž již konkrétní osobu nelze identifikovat, nejsou osobními údaji ve smyslu GDPR.

6 — Účetní a daňové údaje

Údaje potřebné pro evidenci plateb, vystavování dokladů a vedení účetní či daňové evidence zpracováváme za účelem plnění zákonných povinností. Tyto údaje uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

7 — Jak dlouho údaje uchováváme?

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány. Údaje související s nezávaznou poptávkou, která nevedla k navázání spolupráce, uchováváme nejdéle zpravidla 6 měsíců od poslední komunikace. Údaje související s poskytovanou službou uchováváme po dobu trvání spolupráce a následně po dobu nezbytnou pro ochranu našich oprávněných zájmů a případné doložení průběhu smluvního vztahu, zpravidla nejdéle 3 roky po ukončení spolupráce, není-li v konkrétním případě důvod pro jinou dobu uchování. Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu vyžadovanou právními předpisy. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, mohou být údaje zpracovávány do jeho odvolání, pokud zároveň neexistuje jiný právní důvod pro jejich další uchování.

8 — Webové stránky a kontaktní formulář

Webové stránky MindfulSpot_ jsou provozovány prostřednictvím platformy Squarespace. Při používání webových stránek mohou být v nezbytném rozsahu zpracovávány technické údaje související s jejich provozem a zabezpečením. Pokud odešlete kontaktní formulář, údaje zadané do formuláře jsou technicky zpracovány prostřednictvím služby Squarespace a následně předány vámi zvolenému terapeutovi. Squarespace v tomto vztahu může vystupovat jako zpracovatel osobních údajů. Jeho aktuální podmínky zpracování umožňují přeshraniční přenosy dat, včetně přenosů do USA; Squarespace uvádí využívání EU–US Data Privacy Framework a tam, kde je to potřebné, standardních smluvních doložek Evropské komise. Squarespace

9 — Cookies

Webové stránky mohou používat cookies a obdobné technologie nezbytné pro jejich správné a bezpečné fungování. Pokud používáme analytické, marketingové nebo jiné cookies, které nejsou pro fungování webu nezbytné, používáme je pouze v souladu s vašimi volbami provedenými prostřednictvím nastavení cookies. Nastavení nepovinných cookies můžete kdykoli změnit.

10 — Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny?

K osobním údajům mohou mít v nezbytném rozsahu přístup poskytovatelé služeb, které používáme pro provoz webových stránek a jednotlivých praxí, zejména:

• poskytovatel webových stránek a kontaktního formuláře,

• poskytovatel e-mailových a komunikačních služeb,

• poskytovatelé IT služeb,

• poskytovatelé účetních nebo fakturačních služeb,

• případně další poskytovatelé služeb nezbytných pro bezpečné a řádné fungování praxe.

Tito poskytovatelé mohou osobní údaje zpracovávat pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování příslušné služby a podle pravidel stanovených právními předpisy a příslušnými smluvními vztahy. Osobní údaje neprodáváme ani neposkytujeme třetím osobám pro jejich vlastní marketingové účely. Osobní údaje mohou být zpřístupněny také tehdy, pokud nám takovou povinnost ukládá právní předpis nebo rozhodnutí oprávněného orgánu veřejné moci.

11 — Zabezpečení a důvěrnost

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření, jejichž cílem je chránit osobní údaje před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, změnou nebo zveřejněním. S informacemi získanými při psychologickém poradenství a psychoterapeutických konzultacích zacházíme jako s důvěrnými a respektujeme profesní a etické požadavky vztahující se k naší práci.

12 — Jaká máte práva?

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte za podmínek stanovených GDPR zejména právo:

• získat informace o zpracování svých osobních údajů,

• požadovat přístup ke svým osobním údajům,

• požadovat opravu nepřesných nebo neúplných údajů,

• požadovat výmaz osobních údajů,

• požadovat omezení jejich zpracování,

• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,

• získat své údaje ve strukturovaném a strojově čitelném formátu a případně je přenést k jinému správci, jsou-li splněny podmínky pro přenositelnost,

• kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu.

Některá z těchto práv nejsou absolutní a jejich uplatnění může být omezeno například zákonnou povinností údaje dále uchovávat. Pokud chcete některé ze svých práv uplatnit, obraťte se na terapeuta, který vaše osobní údaje zpracovává. Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji není nakládáno v souladu s právními předpisy, máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

13 — Kontakt

V otázkách týkajících se zpracování osobních údajů kontaktujte přímo terapeuta, kterému jste své údaje poskytli (Mgr. Daniela Zierisová, daniela.zierisova@mindfulspot.cz; Mgr. Dominik Jozefík, dominik.jozefik@mindfulspot.cz)

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 3. 10. 2026